稟議書のチェックをAIで支援するには、承認者が何を見ているか（判断の観点）を言葉にしてAIに設定し、申請者が提出前にAIで足りない点を確かめる。AIは観点に照らした指摘と根拠の資料を示すところまでを担い、承認するかどうかの判断は承認者が行う。観点が共有されると、申請者は出す前に直せるようになり、差し戻しと承認者の説明の手間が減る。
本記事では、稟議書が差し戻される理由、承認者がよく見る観点の例、提出前にAIで確認する流れ、AIに設定する内容とAIに任せないことを解説する。営業の提案書を例にした進め方は「営業の提案書づくりにAIを活用する方法」で紹介している。
稟議書は、決められた様式に沿って書いても差し戻されることがある。承認者は様式の欄を埋めたかどうかよりも、「効果の根拠は確かか」「ほかの方法と比べたか」「リスクに備えているか」といった点を見ているが、その観点は様式にも規程にも書かれていないことが多い。
申請者は出してから指摘を受けて直し、承認者は同じ指摘を何度もくり返す。承認者が忙しいほど、確認の順番待ちで案件が止まる。観点を前もって共有できれば、こうした往復の多くは提出前に済ませられる。
観点は会社や承認者によって異なるが、多くの稟議に共通しやすいものを例として挙げる。自社で設定するときは、承認者本人への聞き取りで中身と優先順位を決める。
| 観点 | 承認者が確かめること（例） |
|---|---|
| 目的と効果の根拠 | 何のための支出か。効果の見込みに、前提にした数字と計算方法が書かれているか |
| 金額と比較 | 予算の範囲内か。ほかの方法や見積もりと比べたか |
| リスクと対策 | うまくいかなかったときの影響と、その備え。契約や情報管理の注意点 |
| 社内規程との整合 | 決裁権限の区分や、必要な合議先がそろっているか |
| 体制とスケジュール | だれが責任者で、いつまでに何をするか。導入後の運用まで書かれているか |
申請者が稟議書の下書きを作る。AIが承認者の観点に照らして足りない点を指摘し、参照した資料名と該当箇所を示す。申請者が直して提出し、承認するかどうかは承認者が判断する。 1 申請者が稟議書の下書きを作る 2 AIが承認者の観点で指摘する 参照した資料名と該当箇所もあわせて示す 3 申請者が直して提出する 4 承認者が判断する 承認・却下はAIに任せない 図1：稟議書を提出する前にAIで確認する流れ
申請者は下書きをAIに見せ、承認者の観点に照らした指摘を受ける。AIの回答は「良い・悪い」だけでなく、どの観点にもとづく指摘か、どの社内資料が根拠か、次に何を直せばよいかを分けて示すように設計する。申請者は直してから提出し、承認するかどうかは承認者が判断する。
指摘が判断の観点の名前で返ってくると、申請者は「承認者が何を気にするか」を指摘から学べる。くり返し使ううちに、最初から観点を押さえた稟議書を書けるようになることも期待できる。
承認者に、よく差し戻す理由、必ず確かめる質問、重視する順番を聞き取る。過去に差し戻した稟議書と、そのときのコメントを見ながら話してもらうと、観点を具体的な言葉にしやすい。聞き取りは60〜90分ほどを目安にする。
| 項目 | 設定の例（管理本部長の観点で稟議書を確認するAI） |
|---|---|
| 役割 | 設備・システム購入の稟議書を、提出前に確認する。承認の可否は決めない |
| 重視する判断軸 | 効果の根拠、比較の有無、導入後の運用、リスクの備え（この順に重視） |
| 必ず確かめる質問 | 効果の数字の前提は何か。ほかの見積もりと比べたか。導入後の担当者はだれか |
| 答え方 | 結論から示す。良い点・確認が必要な点・次にやることに分ける |
| 人に引き継ぐとき | 法務・人事・個人情報に関わる内容や、決裁権限の判断が必要な相談は、担当部署を案内する |
| してはいけないこと | 承認したように話さない。確かめていない社内の情報や数字を言い切らない |
※架空の会社を想定した設定の例です。実際の項目と中身は、承認者への聞き取りで決めます。
決裁権限の規程、予算の方針、承認済みの過去の稟議書など、指摘の根拠になる資料を登録する。根拠の資料を示せると、申請者は指摘の理由を自分で確かめられる。根拠が見つからないときは、推測で埋めずに確認をうながすようにしておく。
承認・却下の判断、金額の妥当性の最終判断、人事や法務に関わる判断はAIに任せない。AIの回答は、登録された観点に照らした確認の案であり、承認者本人の判断ではない。AIが「承認できます」と受け取れる言い方をすると、申請者が誤解して手続きを進めるおそれがあるため、設定の段階で「承認したように話さない」と決めておく。
稟議書には未公開の計画や金額が含まれるため、使うAIは会社が認めたものにかぎる。入力データがAIの学習に使われないか、だれが閲覧できるかを導入前に確認する。
chai+ AIエキスパートは、社内の専門家の判断の軸を言葉にして生成AIに設定し、相談や資料のレビューに答えるサービスである。公式ページでは次のように案内している。
判断基準を生成AIに反映する仕組みは「社内の判断基準を生成AIに反映するには？」で解説している。
稟議書のチェックをAIで支援するには、承認者が重視する観点、必ず確かめる質問、根拠にする社内資料を言葉にしてAIに設定し、申請者が提出前に確認できるようにする。AIは観点に照らした指摘と根拠の資料を示すところまでを担い、承認・却下の判断は承認者が行う。観点が共有されると、差し戻しの往復と、承認者が同じ説明をくり返す手間が減る。
A. 提出前の確認を支援することはできます。承認者が重視する観点と根拠の社内資料をAIに設定しておけば、申請者は足りない点の指摘を受けて、直してから提出できます。承認するかどうかの判断は承認者が行います。
A. おすすめしません。AIの回答は、登録された観点に照らした確認の案です。承認・却下や金額の妥当性の判断は承認者が行い、AIは承認したように受け取れる言い方をしない設定にしておきます。
A. 決裁権限の規程、予算の方針、承認済みの過去の稟議書など、指摘の根拠になる資料です。あわせて、承認者への聞き取りで重視する観点と必ず確かめる質問を言葉にして設定します。
A. 稟議の種類や部門ごとに、確認するAIを分けて設定する方法があります。chai+ AIエキスパートは、判断の観点と参照する資料を整えれば部門ごとに置くことができ、回答の項目や順番もAIエキスパートごとに設計します。
A. 一般的なAIチャットは、一般的な稟議書の書き方にもとづいて答えます。自社の承認者が何を重視し、どの規程を根拠にするかは、その観点と資料を設定しないと反映されません。社内の規程や過去の稟議にもとづく指摘がほしい場合は、観点と資料を設定したAIを使います。
A. 稟議書には未公開の計画や金額が含まれるため、会社が認めたAIを使ってください。導入前に、入力データがAIの学習に使われないか、データがどこに保存されるか、だれが閲覧できるかを確認します。
［無料相談を申し込む ］
提供：デフィデ株式会社｜戦略AIコンサルティング